見積書を送る封筒の書き方を解説！宛先や見積書在中の位置、マナーも解説
見積書を郵送する場合、封筒に宛先や見積書在中を適切に記載する必要があります。封筒に関するマナーを把握していないと、不適切な文言や位置に記載してしまい、取引先に失礼な印象を与えかねません。
そこで本記事では、宛先や見積書在中の位置などの見積書を送る封筒の書き方について解説します。見積書を封筒に入れる際のマナーや注意点も紹介するので、取引先に失礼のない最低限のビジネスマナーを押さえたい方は参考にしてください。
見積書を送る封筒に記載すべき事項
見積書を送る封筒に記載すべき事項は、以下の5つです。
- ・郵便番号・住所
- ・会社名や個人名
- ・敬称
- ・見積書在中
- ・差出人情報（裏面）
これから紹介するポイントを意識して、受け取り手に失礼のない内容を記載しましょう。
郵便番号・住所
見積書を郵送する場合、まずは上部にある郵便番号の枠に記入します。もし郵便番号の枠がないなら、上部に「⚪︎⚪︎⚪︎-⚪︎⚪︎⚪︎⚪︎」と自身の番号を記載すると良いです。
次に住所を記載します。郵便番号があれば都道府県を記載せずとも届きますが、住所は省略せずに記載するのが良いです。また、ビル名やマンション名、階数などは、省略せずにすべて記載しましょう。
会社名や個人名
見積書を受け取る担当者がはっきりしている際は、宛先として会社名に加えて個人名も記載します。たとえば「⚪︎⚪︎社 ⚪︎⚪︎部 役職 個人名」のように記載すると良いです。
担当者が分からない場合は、会社名と部署名のみを記載しましょう。
敬称
封筒に記載する個人名には、必ず敬称をつけます。たとえば、個人名には「様」を、会社名や部署名には「御中」などです。
ただし「様」と「御中」を併用するのは不適切です。個人名が分かる場合とそうでない場合で、以下のように記載すると良いです。
- ・個人名が分かる場合：「⚪︎⚪︎社 ⚪︎⚪︎部 役職 ⚪︎⚪︎様」
- ・個人名が分からない場合：「⚪︎⚪︎社 御中」「⚪︎⚪︎社 ⚪︎⚪︎部 御中」
敬称をつけ忘れると失礼になるため、忘れずに記載しましょう。
見積書在中
封筒の中に見積書が入っていることを示すために、封筒の表面に見積書在中を記載します。企業によっては毎日大量の郵便物が届くため、見積書在中が記載されていないと、他の封筒に埋もれて放置される可能性もあります。
取引先の担当者になるべく早く開いてもらうために、青字か赤字で分かりやすく記載しましょう。
裏面
封筒の裏面には、以下のような差出人の情報を記載します。
- ・郵便番号
- ・送付元の住所
- ・会社名
- ・担当者氏名
株式会社や有限会社なども（株）（有）と省略せずに、正しく記載するのが基本です。
すべての項目を記載し終わったら、封をした部分に「〆」「封」「緘」などの印をつけて完了です。
見積書を封筒に入れる際のマナー
見積書は今後の仕事に直結する大事な要素なため、最低限のマナーをしっかり守る必要があります。ここでは、見積書を封筒に入れる際のマナーについて、以下の2つを紹介します。
- ・送付状を同封
- ・見積書の折り方
正しく見積書を郵送し、相手からの信頼度を高めましょう。
送付状を同封
見積書を送付する際は、封筒の中に必ず送付状も同封します。送付状をつけると、書類の枚数が一目で分かるため、取引先の担当者が見積書を確認しやすくなります。
送付状の記載項目は、以下のとおりです。
- ・送付状の発送日
- ・取引先の会社名や担当者名
- ・自社の会社名・住所・電話番号・担当者名
- ・件名
- ・あいさつ文
- ・見積書の枚数
メールで見積書を送信する場合は、別途送付状を送る必要はなく、本文に見積書を送信する旨を記載すれば良いです。
見積書の折り方
見積書と送付状を入れる封筒は、きれいに三つ折りにしましょう。表題部分を最後に折りたたむと、取引先の担当者が書類を開いたときに確認しやすいです。
見積書を封筒で送る際の注意点
見積書を封筒で送る際の注意点は、以下のとおりです。
- ・用紙・封筒のサイズ
- ・重さに応じた切手
- ・郵送した旨を別途連絡
相手に迷惑をかけないために、しっかり押さえておきましょう。
用紙・封筒のサイズ
見積書はA4用紙で、封筒は長形3号（120mm×235mm）のサイズで送付するのが基本です。見積書の書き方に決まりはなく、手書きでも問題ありません。また、封筒は、中身が透けないものを選ぶと良いでしょう。
重さに応じた切手
封筒の切手は、規定の重量を超えてしまうと、取引先に不足料金を負担させてしまう可能性があります。相手への失礼にならないためにも、書類を正しく量り、重さに応じた切手を貼らなければいけません。
一般的な長形3号封筒の場合は定形郵便物となるため、貼る切手は以下になります。
- ・50g以内：110円
書類枚数が多く50gを超える場合や、1cmを超える厚さの場合は、定形外郵便となります。不安な方は、郵便局の窓口で送付の手続きを行うと良いでしょう。
郵送した旨を別途連絡
見積書を郵送した際は、別途連絡すると良いです。送付先の住所が間違っていたり、郵便事故で届かなかったりする可能性もあり、連絡することでお互いに安心できます。連絡時には、見積書を発送した日にちや内容を伝えましょう。
丁寧かつ細やかな対応で、相手からの信頼を勝ち取っていきましょう。
見積書を送る際のおすすめな封筒について
見積書を送る封筒には、A4サイズの三つ折りにした書類を封入する最適なサイズである長形3号（120×235mm）がおすすめです。また、以下のポイントに当てはまる封筒ならなお良いです。
- ・封をするためのノリやテープがついているもの
- ・宛名が窓あきになっているもの
- ・二重または裏地に模様がついていて中身が透けにくいもの
長形3号で送る際は定形郵便物となり、条件は以下のとおりです。
- 縦…23.5cm以内
- 横…12cm以内
- 厚さ…1cm以内
- 重さ…50g以内
相手を考慮した封筒や記載方法で、失礼がないように見積書を送付しましょう。
見積書を送付する方法
見積書を送付する方法は、主に以下の3つです。
- ・見積書を郵送する
- ・PDFにしてメールで送信する
- ・FAXで送付する
自分に合った送付方法を見つけていきましょう。
見積書を郵送する
見積書を郵送する方法は、3つの送付方法の中で、最も送付してから受領までのタイムラグが発生しやすいです。特に、郵便局では土日や祝日に普通郵便の配達が行われないため、余裕を持って送ることが大切です。
見積書は信書にあたるため、郵便局以外での配達は法律で禁止されています。そのため、急ぎの場合は、宅配業者のメール便ではなく郵便局の速達を利用しましょう。
また、郵便局で輸送する場合、郵便物の重さによって郵送費が異なります。貼付した切手に不足があると、受け取り先に迷惑をかける可能性もあるため、送付前に重さを測って適切な切手を貼りましょう。
PDFにしてメールで送信する
PDFにしてメールで送信する方法は、最も早く相手に届けられます。メールの本文と件名が送付状の役割を果たすので、別で送る必要はありません。
ただし、企業によっては大量のメールを受け取ることが多く、見積書が他のメールに紛れて見落とされる可能性があります。PDFにしてメールで見積書を送付する際は、未開封のリスクを防ぐために送付した旨を電話で伝えると良いでしょう。
FAXで送付する
見積書はFAXでも送付できます。最近ではペーパーレス化が進んでいるため、FAXの使い方やマナーに不慣れな方も増えているかもしれません。
FAXで送信する場合は、1枚目に送付状を付けるのが一般的なマナーです。ただし、FAXもメールと同様に受け取り側が見落としやすいため、送付後に電話で到着確認をすると良いです。
特に急ぎの場合は、FAXを送る前に電話やメールで送信する旨を伝えておくと、よりスムーズにやり取りできるでしょう。
封筒なら印刷市場
今回の記事で解説したように、見積書を封筒で送る場合は、書き方のマナーを守りながら適切に記載する必要があります。それぞれを守ることはとても大切ですが、「それでは手間がかかってしまう」と悩まれる方もいるでしょう。
そこで、印刷市場の封筒をご検討ください。印刷市場では、封筒への印刷が可能です。すでに印字されている状態の封筒なので、自社で一つひとつ記載する必要がありません。また、工場直結の一貫生産体制の全て自社対応なので、低価格でのご提供が可能です。品質保証も付いているため、万が一の場合は責任を持って無料で刷り直しいたします。
ぜひビジネスの効率化として、印刷市場をご活用ください。
