総務担当者必見！失敗しない印刷会社の選び方と依頼（外注）するメリット・デメリットについて
会社が事業を進めるうえで、取引先へ請求書や納品書、資料などを送付する際に必要なのが封筒です。社用の封筒を使う場合は、社名だけではなく、会社の住所や電話番号、部署名などが記載されたものを使うと便利です。
封筒の名入れは手作業でもできますが、枚数が多い場合は業者に依頼した方が手間がかかりません。
本記事では、封筒印刷を外注する場合の業者選びのポイント、さらには後半は毎月決まった企業への請求書や定期的に郵送するお知らせなど、郵送用として印刷ニーズの高い「窓付封筒」についても紹介します。
目次
封筒印刷を専門の印刷業者に依頼（外注）するメリットとは
社用で使う封筒の印刷は、自社内で印刷するか印刷会社に依頼する方法があります。それぞれのメリットを見ていきましょう。
印刷会社を使用するメリットは以下のとおりです。
・企業のロゴやデザインに合わせた封筒を作成可能
印刷会社に依頼すれば、企業のロゴやデザインに合わせたオリジナル封筒を作成することができます。
・品質管理と仕上がりが保証される
印刷会社に依頼すれば、品質管理プロセスを通じて高品質な仕上がりが保証されます。色のかすれ、色味の違い、にじみ、ズレなどの心配がなく納品されます。専門のスタッフが仕上がりを監視してくれることで納品する封筒の品質を確かなものにしてくれます。
・素早く印刷できる
自社で封筒を印刷する場合、必要な印刷機器の用意や作業人員を確保する必要がありますが、印刷会社に依頼することで、これらの手間やリソースを節約できます。大量の封筒印刷も短時間で納品してくれます。
・短期間に大量に印刷できる
印刷会社は大量生産が可能であり、比較的短時間で大量の封筒を印刷、納品が可能です。過去に作成したデザインであれば、大幅に時間と手間を節約できます。
ちなみに自社内で印刷するメリットを挙げるならば以下のとおりです。
・コストを抑えられる
数量が少ない場合、自社内で印刷する方が業者に依頼するよりもコストを抑えられます。外注した場合、枚数が少ないと割高になってしまうことがありますが、デザインが決まっていれば、自社のプリンターで1枚から必要な枚数分の封筒を印刷することが可能です。
封筒に名入れ印刷するメリットについて
企業が封筒にロゴや社名を印刷するメリットは次のとおりです。
・相手に会社を印象づけられる
・会社価値や信用度を上げられる
・手間が省ける
封筒に社名やロゴが入っていれば、相手に会社のイメージや社名を強く印象づけられます。ロゴ以外にも、イメージカラーやキャッチフレーズなどを入れるのも効果的です。どこから送られてきたのかすぐにわかり、自社をアピールできます。
また、名入れ封筒はブランディングにも役立つため、企業のイメージアップや信用度を上げる効果も期待できます。毎回封筒に手書きで社名を書いたりハンコを押したりする手間が省ける点もメリットです。
知っておこう！失敗しない印刷会社の選び方
仕上がりや価格に見合った封筒印刷を依頼するために、印刷会社を選ぶときのポイントをお伝えします。
1.希望する封筒を用意できるか
自社が希望する封筒を用意できるか確認しましょう。封筒はサイズや厚みの違いなど、さまざまな種類があります。自社でイメージしている封筒の取り扱いがあるか聞いてみてください。
2.自社工場で印刷しているか
印刷会社は自社で印刷物の品質管理から印刷までおこなう会社と、自社工場を持たずに印刷物のデータを印刷工場に委託する会社があります。自社工場を持っている印刷会社は、品質管理も厳しく納期の柔軟な対応も可能です。製版作業も可能なため、クオリティの高い印刷物が仕上がります。
3.レスポンスが早いか
レスポンスが早い印刷会社を選びましょう。見積もりや企画、デザインの相談など封筒を印刷するまでに話し合う必要があるべきことは多くあります。
短期間で仕上げてもらうためにも、迅速にやり取りできる業者がおすすめです。メールや電話で当日中に何らかのレスポンスがない業者は要注意でしょう。
4.資格や認定があるか
印刷会社は依頼者のさまざまな情報を預かる仕事です。そのため、個人情報を守るプライバシーマークなどを取得している会社の方が安心です。
どの会社でも同じであれば、より価格の安いところに依頼する方がよいと思うかもしれませんが、上記のポイントを踏まえて総合的に満足できる業者を選びましょう。
オフセット印刷とオンデマンド印刷の違いと特徴について詳しく解説
オフセット印刷とオンデマンド印刷の特徴とメリット・デメリットは次のとおりです。
・オフセット印刷のメリット
割安で大量印刷できる
仕上がりがきれい
・オフセット印刷のデメリット
少ない枚数の場合高くなる
納品まで時間がかかる
・オンデマンド印刷のメリット
少ないロットでも注文できる
納期が短い
・オンデマンド印刷のデメリット
大量印刷すると高くなる
色の再現率が低く長期保存に適していない
オフセット印刷とオンデマンド印刷にはそれぞれ異なるメリット・デメリットがあります。印刷したい枚数や目的によって適した印刷方法を選ぶとよいでしょう。
会社で使う代表的な封筒の種類とは？
会社で使う代表的な封筒の種類は以下です。
- 角形封筒
長方形の封筒でA4やB4サイズの書類をそのまま入れられます。
- 長形封筒
業務でよく使う一般的な封筒です。長形3号は請求書や伝票、長形4号はL判の生写真などが入ります。
- 洋形封筒
長方形の長い辺に封入口があるタイプで、ハガキやカード、案内状などを入れるのによく使われます。
封筒選びに役立つ封筒の「紙色」について
会社で利用される封筒には、さまざまな色の紙が使われています。昔ながらのクラフト（茶色）やケント（白）のほか、パステル調の明るい色味の封筒など多彩な種類があります。
ケントやパステルカラーの封筒では中身が透けて見えてしまうことがありますが、それを避けるために封筒の中面に透けない加工がされたものもあります。
企業イメージや用途に合わせて、適切な紙色を選ぶことが大切です。
封筒印刷を依頼できる場所について
封筒印刷を扱っている企業は、大きく分けて3つあります。
・郵便局
封筒に印刷したいデータをオンラインまたはご自分の電子媒体で郵便局に持ち込むだけで、印字から封入・封かんまで対応してくれます。
・封筒印刷を専門とするサービス（ネット印刷）
インターネットで注文受付やデータ入稿ができます。24時間注文できる点が魅力です。
・印刷会社
対面での打ち合わせが可能なため、安心して依頼することができます。
活用していますか？メリットたくさんの窓付封筒
請求書や会員向けのお知らせなど、毎月特定の企業や個人に郵送する際に窓付封筒はとても重宝します。
窓開き封筒と呼ばれたりもします。
改めて窓付封筒のメリットを見ていきましょう。
・中身が部分的にわかる
・宛名を書く必要がない
・雨で濡れたときも宛名を保護できる
窓付封筒なら、封筒の中身が一部見えるため入れ間違いを防ぎ、受け取り手の興味を引くことが可能です。また、雨で文字が消えてしまうこともありません。
もしあなたの会社でまだ活用していないなら、この機会に取り入れてみてはいかがでしょうか？
窓付封筒でもちょっとしたデメリットがあります
些細なことかもしれませんが、意外と重要！窓付封筒のデメリットを下記に挙げてみました。
・印刷スキルが必要
まず挙げられるのは窓付封筒に入れる中身の部分となりますが、窓の部分に合わせて宛名が見えるよう正確な位置に印刷するスキルが必要です。
・印刷できない場合がある
窓部分のプラスチックやセロファンの素材によっては、プリンターなどで印刷ができないことがあります。
・ゴミの分別が必要
自治体によってはごみを分別しなければいけません。
窓付封筒をよく使うシーンは？
窓付封筒は、送り主と受取人の情報を確実に表示できるため、知らずに関係のない人が封筒を開封する可能性が低く、ビジネス上の重要な書類を送る際にとても便利な封筒です。
では具体的にどのようなシーンでよく使われているのでしょうか？
以下に代表的な用途を挙げてみました。
・請求書
・給与明細
・挨拶状
・決算概要
・会員向けお知らせ
・公的な通知や法的書類
・その他特定のイベントやプロモーションの案内
いかがですか？窓付きということだけで、重要な情報が入っていると受け取り手に思わせられるのも大きな特徴と言えます。
まとめ
窓付封筒（窓開き封筒）の印刷は自分でおこなう方法と業者に依頼する方法があります。業者に依頼する場合は、印刷する枚数や目的によって適した印刷方法を選ぶとよいでしょう。料金だけではなく、印刷会社選びのポイントを抑えて信頼できる印刷会社を選んでください。
