請求書の封筒の書き方とは？必要な項目や「請求書在中」の有無などマナーも解説！
本記事では、窓付封筒の種類や利用シーンについて解説します。
ぜひ、参考にしてください。
「請求書を出すときの封筒の書き方が気になる」
「請求書送付の封筒の選び方が不安」
「請求書在中のマナーを知りたい」
ビジネスにおいてよく使われる請求書の封筒について、よくわからず使用している方や、どのように使えばよいのかわからない方もいるのではないでしょうか。
本記事では、次のように解説しています。
- 請求書の封筒の書き方とは
- 請求書を送付する封筒の入れ方やマナーとは？
- 請求書の封筒の選び方について
- 請求書の送付に適した封筒の色
- 請求書におけるインボイスの書き方
- 請求書在中と封筒に記載するメリット
- 請求書送付の際に準備しておきたいもの
- 請求書を送付する封筒に記載する項目
最後まで読むと、請求書を送付する際の有効活用法がわかります。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
請求書の封筒の書き方・項目を解説
ビジネスシーンにおいて、請求書の封筒の正しい書き方を知っておくことは非常に重要です。
ここでは、その手順をわかりやすく説明します。
- 封筒の表面には送付先の情報を記入
- 裏面には送付元の情報を記入（万が一の場合に封筒が送り主に戻ってくるようにする）
- 送付先の会社名や部署名・担当者名・住所を正確に書く
- 受取人が内容物を認識しやすいよう
「請求書在中」という文言を封筒表 面の見やすい場所に記載する
- 郵便番号と宛名を大きくはっきりと書き、間違いがないように確認する
上記の5つのステップを踏むことで、請求書が正確かつ迅速に届けられるようになります。
下記に実際に記載する内容の詳細を解説します。
請求書を送付する封筒に記載する項目
表面に記載する項目
請求書を送付する封筒の表面には下記の内容を確認し、丁寧に記載しましょう。
・送付先の郵便番号と住所
・送付先の会社名・部署名・役職名・担当者名
・「請求書在中」の文言
送付先の郵便番号と住所
縦書きの場合は、封筒に郵便番号の記入枠があれば枠内に郵便番号を記入します。記入枠がなければ、封筒の右上に郵便番号を記入しましょう。
住所は、郵便番号の右端の下から記入します。
番地などの数字は漢数字を使うのが一般的です。
横書きの場合は、封筒の左上に郵便番号を記入して、郵便番号の下に住所を記入しましょう。
番地などの数字は算用数字を使うのが一般的です。
なお、ビジネスマナーの観点から、ビル名や建物名を省略するのは失礼にあたるため、住所はビル名や建物名を省略せず記入することが大切といえます。
送付先の会社名・部署名・役職名・担当者名
送付先の宛名は、住所の隣に間隔をあけて会社名・部署名・役職名・担当者名の順で記入するのが一般的です。
会社名・部署名・役職名・担当者名は、それぞれ1行でまとめても問題ありません。
また、長くなるのであれば行を変えてまとまるように記入します。
さらに「様」や「御中」の敬称も、正確に使い分けることが重要です。
役職名と担当者名は、会社名と並べて封筒の中央に来るように書きましょう。
担当者名が不明の場合は、部署名と「ご担当者様」でも問題ありません。
「請求書在中」の文言
請求書を送る封筒には、「請求書在中」と必ず記載しなければならないわけではありません。
しかし、「請求書在中」の文言があることで、一目で封筒の中身が請求書であると判別することができ、送付先でも迅速かつ丁寧に扱ってもらいやすくなります。
「請求書在中」の文言は、縦書きの封筒であれば左下に、横書きの封筒であれば右下に記載するのが一般的です。
円滑な入金や支払い漏れ防止効果も期待できるため、請求書の送付用封筒の作成方法を見直して、封筒の書き方もマナーを守ったものとなるようにしましょう。
裏面に記載する項目
請求書を送付する封筒の裏面には下記の内容を確認し、丁寧に記載しましょう。
- 送付日
封筒が縦書きの場合は、封筒裏面の左上に送付日を記入します。
横書きの場合は、郵便番号の上に書きましょう。
- 送付元の郵便番号・住所・会社名・部署名・担当者名
表面と同様に、送付元の住所も都道府県からビルなどの建物名まで、省略せずに書くことが望ましいです。
- 封字
封筒を封じる際には、のりや両面テープを使うのが一般的です。
接着後に、しっかりと接着していることを確認するといった意味合いも兼ねて締めマークを書いて完成です。
締めマークは、配送中に消えてしまうことのないようボールペンや油性ペンで書きましょう。
請求書を送付する封筒は、重要度が高いため「封」や「緘」の文字を使うことをおすすめします。
封筒の裏面は、送付元の連絡先情報を記載することで、万が一の配送トラブル時に迅速な対応が可能となります。
3つのポイントを押さえておくことで、請求書の送付がスムーズに行われるでしょう。
請求書を送付する封筒の入れ方やマナーとは？
請求書を送付する際の封筒の入れ方やマナーについて、ビジネスシーンでの正しい手順は非常に重要です。
下記の4つの手順とポイントを押さえておけば、請求書の送付もスムーズに行えるでしょう。
- 請求書を入れる封筒は適切なサイズを使用し、清潔で傷や汚れがないものを選ぶ
- 封筒の宛名は読みやすいよう丁寧に書く
会社名・部署名、担当者名を明記し、誤字脱字がないよう注意する
また、郵便番号も正確に記載する
- 封筒のサイズに合わせて請求書の印字面が内側になるよう三つ折りまたは二つ折りにし、折り目をきちんとつけ、請求書と記載された部分が開封した時に上になるよう封入する
- 封をする際は、セキュリティを考慮してしっかりと糊やテープで封緘する
これにより、請求書が第三者の手に渡るリスクを減らせる
請求書の封筒の選び方について
請求書を送る際に適切な封筒を選ぶことは、ビジネスマナーの一環です。
請求書の封筒の選び方について、4つのポイントがあります。
下記の4つのポイントを押さえて封筒を選ぶことで、請求書を安全に送ることが可能です。
- 封筒のサイズは、請求書のサイズに合わせる
A4サイズの請求書であれば、長3または角2の封筒を使用する。
- 封筒の材質も重要
水や汚れに強い素材を選ぶことで、請求書が目的地にきれいな状態で届くようにする。
- 封筒の色やデザインも考慮する
一般的には、白や淡い色の封筒がビジネス用途には適している。
しかし、企業のブランドカラーやロゴを封筒に印刷することで、より印象的な配送が可能となる。
- セキュリティ面も考慮する
請求書は個人情報や金銭的な情報を含むため、透けにくい素材やセキュリティパターン（裏地紋）が施された封筒を選ぶことが推奨される。
請求書の送付に適した封筒のサイズ
請求書を送付する封筒のサイズは、一般的にはA4サイズの書類を三つ折りにした場合は長3封筒が使用されます。
また、よりよい印象を与えたい場合は、窓付の封筒を使用しましょう。
窓付封筒なら、宛名が印刷された請求書が直接見えるため、受取人が内容を確認しやすくなります。
さらに、重要な書類を送る際には、封筒の材質や厚みも考慮してください。
厚手の紙や防水加工が施された封筒を選ぶことで、請求書が届くまでの安全性を高めることが可能です。
なお、環境への配慮からリサイクル紙を使用した封筒も登場しています。
これらは環境保護を重視する企業イメージを強化するとともに、CSR活動の一環としても評価されています。
長形3号
長形3号の封筒は、日本で一般的に使用される標準的な封筒サイズの一つです。
主にビジネス文書や公式書類の送付に利用され、サイズは横120mm×縦235mmと定められています。
また、A4サイズの用紙を三つ折りにした際にぴったりと収まるように設計されており、郵便物としての取り扱いも容易です。
角形2号
角形2号の封筒は、正方形に近い形をしており、サイズは横240mm×縦332mmでA4サイズの書類を折らずに封入できる大きさです。
契約書や厚手の書類など、折ることが難しい書類の送付に適しています。
請求書の送付に適した封筒の形状
請求書を送付する際に適した封筒の形状は、請求書の用紙サイズに合わせることが重要です。
一般的なA4サイズの請求書であれば、三つ折りにして入る長形3号が一般的に使用されます。
また、郵便料金の節約を考えると、重さや厚みも重要な要素です。
なお、請求書が複数枚あったり、同封する資料が多かったりする場合は、より大きな角2封筒を使用することも検討しましょう。
さらに、状況に応じて防水性や耐久性を考慮した厚手の紙やプラスチック製の封筒も使用することをおすすめします。
加えて、送付先の国や地域によっては、標準的な封筒のサイズが異なる場合があります。そのため、国際郵便を利用するときは封筒サイズをしっかり確認しましょう。
請求書の送付に適した封筒の色
請求書の送付に適した封筒の色は、明確な決まりはありません。
一般的に、白色・クリーム色・薄い青色の封筒が使用されています。
上記の色は、清潔感があり、住所・宛名・「請求書在中」の記載がわかりやすくビジネス書類に適しています。
また、会社のブランディングに合わせて封筒の色を選ぶことも、ひとつの方法です。会社のロゴやイメージカラーに基づいて封筒の色を選ぶことで、ブランドの統一感を保てます。
請求書におけるインボイスの書き方
インボイス制度とは、2023年10月1日から開始された適格請求書等保存方式のことです。
インボイス制度には、必要な記載事項が6項目あります。
- インボイス発行事業者の氏名または名称および登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
- 書類を受領する事業者の氏名または名称
インボイスは、ビジネスの信頼性を高めるためにも明確かつ正確さが求められます。
適切なインボイス作成は、顧客との良好な関係を維持し、円滑な取引や経営の効率化にもつながるでしょう。
請求書を封筒に入れて送るメリット
請求書を封筒の中に入れて送ることのメリットには、プライバシーの保護が挙げられます。
請求書には個人情報や金額など、第三者に見られたくない情報が含まれていることが多いことから、封筒に入れることで、プライバシーを守れるでしょう。
また、誤配達の防止にもつながります。
封筒に送付先の情報を記載することで、誤って別の顧客に送付されるリスクを軽減できます。
さらに、輸送中の損傷からの保護も可能です。
封筒は、請求書を折り曲げたり、汚れたりすることから守ってくれます。
請求書を封筒に入れて送ることは、多くのメリットがあるといえます。
請求書送付の際に準備しておきたいもの
ビジネスシーンにおいて、請求書の送付は非常に重要なプロセスです。
適切な準備と注意を払うことで、スムーズな取引が行えます。
請求書を送付する前に、下記の点を確認しましょう。
- 請求書には、サービスや商品の明細、金額、支払い条件などが正確に記載されているか
- 顧客の正確な名前・住所・連絡先情報が記載されているか
- 支払い方法が明確であり、顧客が理解しやすい形で記載されているか
- 電子メールや郵送など、顧客と合意した送付方法が使用されているか
上記の準備を整えることで、請求書の処理が迅速かつ正確に行われ、信頼性の高いビジネス関係を築けます。
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