領収書を送付する際の封筒の書き方｜領収書在中は必須か？
領収書を封筒に入れて送る際は、書き方に注意してください。
領収書そのものはもちろん、封筒の書き方も先方に対するマナーです。
場合によっては、適切に受理されない恐れもあります。
今回の記事では、「領収書在中」を含む封筒の書き方から領収書自体の書き方まで解説します。
一つひとつ確認しながら、正しい方法で送付しましょう。
目次
領収書を送るときに領収書在中は必要か？
前提として、「領収書在中」の記載は必須ではありません。
しかし、記載した方が良い理由として、書類の管理と処理を効率化できるメリットがあります。
「領収書在中」の記載があれば、受取人が封筒を開封せずに内容を把握できるため、書類の仕分けや優先順位付けが容易です。
また、重要書類であることが一目で分かるため、優先的に開封される可能性も高まります。
とくに、多くの郵便物を受け取る経理部門のある会社では、「領収書在中」の表記があったほうが管理しやすくなるでしょう。
ただし、プライバシーや安全性を考慮し、記載の有無を判断してください。
例えば、個人間のやり取りや機密性の高い取引の場合は、内容を明示しない方が望ましい場合もあります。
領収書在中を記載する際のポイント
封筒に領収書在中を記載する際は、4つのポイントをおさえておきましょう。
封筒に記載する内容は、先方に対する敬意の表れでもありますから、一つひとつをしっかり意識しなければなりません。
以下で4つのポイントを解説しますので、必ず確認してください。
領収書在中の文字色は青
「領収書在中」の記載には青色が適しています。
青色は目立ちつつも、ビジネス文書に相応しい印象を与えます。
黒色は宛名と同化して見落とされやすく、赤色は経営の「赤字」を連想させる可能性があるので避けてください。
添え字（外脇付け）の位置
「領収書在中」以外にも添え字を記載する際は、バランスを見て記載しましょう。
縦書き封筒では左下、横書き封筒では右下に添え字を記載します。
これにより、受取人は封筒の内容や取扱い方を一目で把握できます。
添え字の意味については、以下を参考にしてください。
- ・親展：記載されている宛名の本人に開封してほしいという意味
- ・重要：重要な書類が入っていることを意味
- ・至急・急信：すぐに開封および対応してほしい内容の書類が入っていることを意味
- ・折曲厳禁：郵便局員や配達員に、封筒を折り曲げてはいけないという注意喚起
- ・拝答・乞返答：封筒の中身を確認の上、返答がほしいという意味
領収書を封筒に入れる前に記載
領収書在中の記載は、封筒に領収書を入れる前におこなってください。
封入後に記載すると領収書に影響を与える可能性があるためです。
たとえば、筆圧により文字の跡が領収書に転写されると、重要な情報が読みにくくなったり、書類の品質が損なわれたりする恐れがあります。
とくに、金額や日付の部分に跡がついてしまうと、後々のトラブルの原因になる可能性があります。
このような問題を避けるため、封筒に「領収書在中」と記載した後に、領収書を封入してください。
手書きが苦手ならスタンプもおすすめ
スタンプの使用は「領収書在中」の記載を効率化し、品質を向上させます。
手書きは時間がかかり、特に大量の封筒を扱う場合は非効率です。
一方、スタンプは作業時間を短縮し、記載ミスを防ぎます。
領収書在中を含めた封筒の書き方
「領収書在中」 の書き方に厳密なルールはありませんが、以下のように記載すると良いでしょう。
縦型封筒では左下に縦書きし、横型封筒では目立つ位置に自由に配置します。
宛名付近に記載する場合は、宛名より下部に配置します。
また、手書きの場合は、四角で囲み、目立つようにしてください。
以下では、縦書き封筒を例に、具体的な書き方について解説します。
縦書き封筒表面の書き方
封筒表面の書き方について、以下にまとめました。
- ・送付先の郵便番号…郵便番号の枠があれば、その中に郵便番号を記入 / 記入枠のない場合は封筒の右上部に記入
- ・送付先住所…郵便番号の下に1文字分のスペースを空けて記入
- ・送付先の会社名、役職名、個人名… 住所より1文字分下げて正式名称で記入 / 役職名・個人名は会社名と並ぶ位置で、封筒の中央に来るように記載 / 個人名には「様」、不明であれば部署名に続けて「担当者様」
- ・宛先が部署の場合…部署名の下に「御中」と記載
- ・領収書在中を含む添え字…左下に記載
縦書き封筒裏面の書き方
封筒裏面は、送付元の情報を記載します。
ただし、継ぎ目があるかどうかで書き方が異なるので注意しましょう。
- ・継ぎ目がある場合：発送側の住所を継ぎ目の右側、会社名・部署名・氏名を継ぎ目の左側に記載
- ・継ぎ目がない場合：左側に寄せて記載
そのほか、具体的な書き方について、以下にまとめました。
- ・送付元の郵便番号…枠がない場合は住所の上に横書きで記入
- ・送付日…書類を送付する日付を左側上部に記載
- ・送付元住所…封筒の継ぎ目によって異なる
- ・封字…書類を封筒に入れた後、封の境目に「〆」「封」「緘」と記載
領収書を送付する際の封筒の選び方
領収書を送付する際の封筒に、明確な決まりはありません。
しかし、先方への気遣いとして、サイズや色を選ぶようにしましょう。
サイズは、A4を3つ折りにした書類の入る長形3号が一般的です。
色については、白やクリーム色が一般的です。
企業イメージやブランディングに合わせて選ぶケースもありますが、領収書のような書類であれば一般的なビジネス用向きの封筒で良いでしょう。
領収書を送付する際のおすすめな封筒
領収書を送付する際は、長形3号または角形2号の封筒が最適です。
これらの封筒はA4サイズの書類にちょうど良いサイズとなっています。
長形3号（12cm×23.5cm）はA4用紙を三つ折りにして収納でき、一般的な領収書の送付に適しています。
一方、角形2号（24cm×33.2cm）はA4用紙を折らずに収納でき、契約書など折り目をつけたくない重要書類の送付に適しています。
通常の領収書なら長形3号、長形3号に納まらず折り曲げ厳禁の領収書なら角形2号を選ぶと良いでしょう。
領収書を送付する際の注意点とポイント
領収書を送付する際には、いくつかの注意点があります。
ここまでで封筒の書き方について解説しましたが、書き方さえ守れていれば問題ないわけではありません。
以下で特に重要な注意点とポイントを解説するので、状況に合わせて適切に送付しましょう。
領収書の金額による送付方法の使い分け
領収書の送付方法は金額に応じて変更しましょう。
一般的な金額の領収書は普通郵便で十分です。
しかし、高額な領収書や収入印紙付きの領収書は、追跡可能な簡易書留などの方法が望ましいです。
発送の証拠を残し、郵便事故などのリスクを軽減できます。
また、「送った・送っていない」という二次的なトラブルも防止できます。
送付状は必ず同封する
領収書送付時には送付状を同封してください。
これは単なるマナーではなく、効果的なビジネスコミュニケーションの一環です。
送付状は領収書の内容を補足し、送り主の誠意を示します。
「○月○日のサービス提供に対する領収書を同封いたします。ご不明点がございましたら、下記連絡先までお問い合わせください。」といった内容を記載します。
これにより、取引の透明性が高まり、相手との信頼関係が強化されます。
郵送後は先方に連絡する
領収書郵送後は、必ず先方に連絡してください。
受取人は到着予定を把握し、適切な準備や対応が可能になります。
また、送付側も確実な到着を確認できます。
例えば、「本日、先週の取引に関する領収書を発送いたしました。2-3日以内に到着予定ですので、ご確認をお願いいたします。」と伝えましょう。
これにより、書類の紛失リスクも軽減され、迅速な対応が可能になります。
領収書の控えを保存する
領収書の控えを保存することは、法的義務です。
税法では、領収書の保管期間は原則7年間と定められています。
これは、法人・個人事業主双方に適用されます。
特殊なケース、例えば繰越欠損金の控除適用時の保管年数は10年です。
また、インボイス制度下では、適格請求書発行事業者に写しの保存義務があります。
領収書発行時の注意点
封筒の書き方だけではなく、領収書そのものの書き方にも注意してください。
発行方法を誤ると、正式に受理されない恐れがあります。
また、信頼関係も崩れかねません。
以下に発行時の注意点をまとめましたので、一つずつ確認してください。
宛名は略さず正式名称で記載
領収書の宛名は、正式な会社名を記載します。
略称や「上様」などの曖昧な表現は避けるべきです。
たとえば「株式会社山田商事」といった場合に、「（株）山田商事」や「山田商事様」のような略称や曖昧な表現は適していません。
日付は正式な暦で記載
領収書の日付は、和暦でも西暦でも良いですが、正式な表記を使用しましょう。
省略形は誤解や混乱を招く可能性があるからです。
例えば、令和5年1月1日であれば、「R.5.1.1」といった記載は適切ではありません。
また、西暦の場合も同様に、2023年1月1日であれば、「23.1.1」といった記載はNGです。
正式な表記により、取引日が明確になり、後日の確認や経理処理が容易になります。
金額の正しい記載方法
領収書の金額は、改ざん防止と明確性のために正しく記載してください。
具体的には、金額を3桁ごとに区切り、前後に記号を付けます。
例えば、「￥100,000－」や「金100,000円也」と記載してください。
さらに、インボイス制度で適格請求書として発行する場合、消費税率（10％または8％）と税率ごとの消費税額の記載が必要です。
また、インボイス登録番号の記載も忘れないようにしましょう。
但し書きの記載方法
但し書きは、一般的に「◯◯代として」と記載しますが、より具体的な説明が望ましいです。
例えば、「コンサルティング料（2023年4月分）として」と詳細に記載します。
具体的な記載は、税務調査時にも有用で、取引の正当性を説明できます。
一定の金額を超える場合は収入印紙と消印が必要
税抜金額が50,000円以上の領収書には、収入印紙の貼付と消印が必要です。
これは、印紙税法に基づく法的要件であり、適切な課税と取引の正当性を確保するためです。
例えば、税抜100,000円の領収書には200円の収入印紙を貼付し、消印を押す必要があります。
この規定を遵守しないと、未納の印紙税の3倍に相当する過怠税が課されます。
封筒なら印刷市場
領収書を送付する際には、領収書そのものから封筒まで適切に用意しなければなりません。
領収書のやり取りはビジネス上の信頼関係にも影響を与えるので、マナーを守って送付するようにしてください。
しかし、領収書を送付するたびに封筒に正しい記載をするのは時間も手間もとられてしまいます。
ですので、領収書用の封筒を印刷するという選択肢も検討してください。
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